Video: Der Datenschutz in WERBAS

Musik: Cold Funk Funkorama von Kevn MacLoad / Bilder: MK-Photo – Fotolia, Uwe Annas – Fotolia, / Produktion und Sprecher: Klaus König / WERBAS GmbH

Hier die Textbeschreibung zum Video: Datenschutz

In diesem Tutorial dreht sich alles um den Datenschutz und den damit verbundenen Anforderungen.

• Schauen wir uns das einmal an. Öffnen Sie dazu die Kundenstammdaten. Hier finden Sie den Reiter „Datenschutz“. In dieser Registerkarte können Sie festhalten, in welche Art der Kontaktaufnahme der Kunde eingewilligt hat. Drucken Sie als erstes die Datenschutz-Einwilligungserklärung aus und legen Sie das Formular Ihrem Kunden vor. Er kann nun durch ankreuzen der einzelnen Optionen entscheiden, welcher Kontaktaufnahme oder Datenweitergabe er zustimmt. Eine nicht angekreuzte Option bedeutet, dass der Kunde auf diese Weise nicht kontaktiert werden will. Übertragen Sie die erteilten Freigaben in die Registerkarte im Kundenstamm.
• Da Sie das Formular ja schon ausgedruckt haben, können Sie die Frage, ob die Datenschutzerklärung gedruckt werden soll, mit ‘Nein’ beantworten. Setzen Sie bei „Datenschutzerklärung vorgelegt“ einen Haken und speichern Sie ab. Nun haben Sie die Freigaben für den Kunden erfasst und können die Maske verlassen.
• Eine andere Möglichkeit ist, die Kundenangaben zur Freigaben direkt in WERBAS zu erfassen, und dann die Datenschutzerklärung auszudrucken. Öffnen Sie den Kundenstamm für den Kunden. Fragen Sie die Freigaben ab und tragen Sie diese direkt ein. Speichern Sie.
• Nun fragt WERBAS, ob eine Datenweitergabe-Einwilligungserklärung gedruckt werden soll. Klicken Sie auf “Ja” und wählen Sie ein Formular, das die Einwilligungen andrucken kann, z.B. “Datenschutzerklärung Opel ausgefüllt”. Händigen Sie Ihrem Kunden den Ausdruck aus und lassen Sie ihn unterschreiben. WERBAS setzt automatisch das Kennzeichen “Datenschutzerklärung vorgelegt”. Legen Sie das unterschriebene Dokument bei sich ab. Nun haben Sie die Freigaben für den Kunden erfasst und können die Maske verlassen.
• Tipps und Erklärungen:
  Wenn Sie schnell alle Freigaben setzen oder entfernen wollen, unterstützt sie WERBAS mit einer Eingabe-Erleichterung. Mit dem Optionsfeld oberhalb der Freigabe-Spalten können Sie sehr schnell die komplette Spalte umstellen. Solange nicht alle Freigaben den gleichen Status haben, erscheint die Eingabehilfe neutral. Hinter dem Feld “Ablaufdatum” verbirgt sich die Gültigkeitsdauer der Freigaben. Wenn dieses Datum erreicht ist, werden alle Freigaben des Kunden gelöscht und die Freigaben müssen erneut eingeholt werden. Vorgeblendet wird hier ein Datum, das sich über die Voreinstellung “Default Wert für die Gültigkeitsdauer” im Bereich ‘Kunde’ festlegen lässt. Möglich sind hier Laufzeiten für die Freigaben von 1,2 oder 3 Jahren, sowie eine unbegrenzte Gültigkeitsdauer.
• Jetzt sehen wir uns noch die Funktion bei der Auftragsbearbeitung an. Legen wir dazu einen neuen Auftrag, zum Beispiel aus dem Kundenstamm heraus an. Sofort wird die Datenschutz-Abfrage eingeblendet, und Sie können Ihren Kunden direkt darauf ansprechen und seine Einwilligung dazu einholen.
• Jetzt zeige ich Ihnen noch, wo Sie die Voreinstellung für die eben gezeigte Abfrage bei der Auftragsanlage vornehmen können. Gehen Sie dazu in im Firmenstamm zu Voreinstellung und dort zu dem Punkt „Kunde“. Hier finden Sie die Einstellung „Datenschutz-Sperre bei Neuanlage“. Steht der Wert „Ja“ kommt bei der Auftragsanlage die gezeigte Abfrage.

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