Strukturierte Prozesse sparen Zeit und Kosten in der Werkstatt

Ein Beitrag der Zeitschrift “DER NAHVERKEHR“. Autor Matthias Nowotny

Berlin, Hamburg, München – nicht nur in Großstädten und ihren Einzugsgebieten, sondern auch im nicht weniger wichtigen „ländlichen Raum“, spielt ein funktionierender Nahverkehr per Bus eine wichtige Rolle im Bereich der umweltfreundlichen Mobilitätslösungen. Um dies gewährleisten zu können, müssen die Busflotten regelmäßig gewartet werden, Prüftermine frühzeitig angezeigt und Reparaturen zeitnah erledigt werden. Dies gilt selbstverständlich auch für Busse. Wie vielfältig die Aufgaben und zugleich die Möglichkeiten dank neuer Kommunikationswege sind, lässt sich am Beispiel der Werkstatt-Software WERBAS Nfz aufzeigen: Steht ein Bus in der Werkstatt, können keine Erträge erwirtschaftet werden. Mit der Hinterlegung und Anzeige aller Prüftermine für jedes einzelne Fahrzeug wird die Werkstattplanung frühzeitig unterstützt und das kann letztlich Zeit einsparen.

Netzwerk statt einsamer Insellösung

Um Fahrzeuge schnell, professionell und effektiv warten zu können, bedarf es neben dem Zugriff auf eine gut ausgestattete Werkstatt auch die Einbindung einer Viel- zahl an Informationen, die zudem sinnvoll verknüpft werden müssen. Genau aus diesem Grund wird bei WERBAS die Anzahl der Schnittstellen zu Fahrzeug- und Teileherstellern, zu Marken und Informationsplattformen im Bereich der Nutzfahrzeuge und Busse kontinuierlich ausgebaut. Genau diese Vielfalt bedarf es, um Prozesse an vielen Stellen optimieren zu können.

Weit mehr als 250 Schnittstellen stehen für die gesamten Werkstatt-Management-Systeme von WERBAS Nfz zur Verfügung. Darunter finden sich auch zahlreiche Verknüpfungen zu führenden Nutzfahrzeug- und Busmarken.

Fortschreitende Digitalisierung

Unabhängig von den konkreten Aufgabenstellungen sind moderne Softwarelösungen nicht mehr wegzudenken. Als zentrales Lenkungselement erfolgt mit ihnen die Steuerung aller operativen Prozesse sowie die Vorausplanung und Überwachung der betriebswirtschaftlichen Entwicklung in den entsprechenden Bereichen. Die neue Softwaregeneration ermöglicht der gesamten Nutzfahrzeugbranche im Werkstattbereich nicht nur die Nutzung aller zukunftsweisenden Medien, sondern auch die individuelle Zusammenstellung von Leistungsbausteinen.

Zentrales Lenkungsinstrument

Komplette Werkstattdurchläufe und alle damit zusammenhängenden Prozesse im Betrieb können optimiert und gespeichert werden. Die Software wird somit zum zentralen Lenkungselement, das alle operativen Prozesse von der Vorausplanung bis zur Überwachung steuern kann. Besonders in den Werkstätten zeigt sich, dass Zeit Geld ist. Durch die Modularität wächst die Software mit dem jeweiligen Unternehmen mit.

Individuelle Verknüpfungen

Direkt aus der Anwendung heraus können Werkstätten auf zahlreiche Systeme zugreifen. Beispiele sind Schnittstellen zu Winkler oder Europart, zu Leibold Tankdaten, dem Workshop-Net, Anbietern moderner Werkstattausrüstung oder die Verknüpfungen mit C-Teile-Lieferanten wie beispielsweise Würth. Hinzu kommt die Einbindung der Markenfunktionalitäten von DAF und MAN sowie zahlreichen weiteren führenden Nfz-Marken wie Daimler, Iveco, Scania oder Fiat Professional.

Für Werkstätten, die sich um die Reparatur von Bussen kümmern, ermöglichen solche Schnittstellen beispielsweise verkürzte Bestellzeiten von Teilen, was sich wiederum positiv auf die Standzeit der Busse auswirkt. Dank der Verbindungen können Werkstattmitarbeitende die entsprechenden Teile aus den Katalogen auswählen und in den Warenkorb sowie per Button auch in den Auftrag übernehmen. In WERBAS Nfz sind alle zu bestellenden Artikel mit Nettoeinkaufspreisen aufgeführt. Durch die Vielzahl der Schnittstellen hat der Kunde die unternehmerische Freiheit, selbst zu entscheiden, mit wem er zusammenarbeiten möchte.

Weniger Medienbrüche und mehr Mobilität

Längst geht es jedoch  nicht  mehr  darum Daten nur anzuzeigen, sondern komplette Arbeitsprozesse digital abzubilden. So können individuelle oder vorgegebene Checklisten online abgearbeitet werden. Werkstattaufträge werden nicht mehr auf Papier ausgedruckt und ausgefüllt, um anschließend wieder erfasst werden zu müssen.

Die jeweiligen Daten und die erledigten Aufgaben werden aus der Werkstatt digital gemeldet und können direkt für den weiteren Prozess genutzt werden. So werden Prozesse effektiver, ermöglichen Kostenoptimierungen und sind auf die Werkstatt abgestimmt.

Eine vorausschauende Planung von der Annahme bis zur Fahrzeugabholung sorgt für eine optimierte Abwicklung. Dabei werden nicht nur alle Prozesse berücksichtigt, die mit dem direkten Werkstattdurchlauf in Zusammenhang stehen, sondern auch vielfältige betriebswirtschaftliche Aspekte beobachtet.

Die Software bietet weitere Möglichkeiten

Damit Werkstätten nicht durch die zunehmend mobilen Prozesse von der technischen Entwicklung abgehängt werden,  gibt  es eine komplett webbasierte und unabhängige Werkstattlösung, die im Busbereich zum Einsatz kommen kann. Die  Besonderheit: Die Kundendaten bleiben weiterhin lokal auf dem Server der jeweiligen Werkstatt.

Den Anwendern wird ein erster Schritt angeboten, die Vorteile mobiler Lösungen zu nutzen, ohne auf die gewohnte Anwendung verzichten zu müssen. So wird mit dem webbasierten WERBAS.blue die Werkstatt-Management-Lösung um einen Baustein ergänzt, der die mobile Nutzung zahlreicher Funktionen ermöglicht. Die Leitfunktion des lokal installierten WERBAS bleibt bestehen. Per Internetverbindung kann zukünftig mit Tablet und Handy auf das Programm zugegriffen werden. Somit kann lokal über WLAN sowie weltweit über das Internet und über das Mobilfunknetz gearbeitet werden.

Der Fahrer wird zum verlängerten Arm der Werkstatt

Ein weiterer wichtiger Vorteil der mobilen Fähigkeiten der Software ist, dass ihr Einsatz nicht am Tor der Werkstatt endet. Der Fahrer wird aktiv in den Meldeprozess eingebunden.

Vor Fahrtbeginn arbeitet er seine Checkliste ab und überträgt mit der App auf einem normalen mobilen Endgerät wichtige Daten wie den Kilometer-Stand. Zudem können während der Fahrt festgestellte Schäden umgehend in die Werkstatt gemeldet, Ersatzteile bestellt und eine Reparatur frühzeitig eingeplant werden.

Durch die mobilen Funktionen endet die schnelle Übertragung von Daten nicht da, wo das WLAN an seine Grenzen kommt. Durch die Möglichkeit, WERBAS Nfz überall und jederzeit über das Netz des jeweiligen Mobilfunkbetreibers zu nutzen, beginnt die Schadenserfassung dort, wo das Fahrzeug liegen geblieben ist.

Alle Angaben, Bilder, Checklisten oder die Auftragsdokumentation stehen in der Zentrale mit Erfassung sofort zur Verfügung. Durch optimierte Planungen und die Verfügbarkeit aller Informationen in Echtzeit wird das Leistungspotenzial der gesamten Fahrzeugflotte erhöht. Dazu trägt auch bei, dass mit der Software sämtliche Fahrzeugtermine individuell verwaltet werden können.

Breites Fundament und viele Module

Nicht nur mobile Prozesse werden abgebildet, sondern gleichzeitig eine Vielzahl an grundlegenden Funktionen. Hinzu kommen Anwendungen aus der Warenwirtschaft, zu Arbeitsgängen, der Preisfindung oder der Rabattmatrix. Gleiches gilt für Kostenstellen und Kostenträger.

Fuhrparkkosten detailliert in den Blick nehmen

Eine detaillierte  Auswertung  der  Kosten im jeweiligen Fuhrpark, bezogen auf Einzelfahrzeuge oder Fahrzeuggruppen, steht zur Verfügung. Mithilfe von Ausreißerlisten lassen sich Kostenanhäufungen oder Kostenausreißer des Teilfuhrparks nach den verschiedensten Kriterien lokalisieren. Möglich sind zudem direkte Kostenvergleiche bestimmter Fahrzeuggruppen. Erstellt werden können Verschleißübersichten, die den kompletten Reparaturlebenslauf jedes Fahrzeuges dokumentieren. Zudem kann eine Auswertung über die Lebensdauer eines Bauteils, bezogen auf den gesamten Fuhrpark oder eine frei eingrenzbare Fahrzeuggruppe erstellt werden.

Vielfältige Module

Ein hohes Maß an Individualität ermöglichen die zahlreichen Module. Mit ihnen werden unter anderem die Verwaltung von offenen Posten, statistische Auswertungen, die Reifeneinlagerung oder der Fahrzeughandel eingebunden.

Bei der Softwareentwicklung spielt neben den Funktionen die Fokussierung auf die Anwender eine gleichberechtigte Rolle. Deutlich wird dies anhand der leichten Bedienbarkeit, der übersichtlichen Struktur und der Möglichkeit, die Oberfläche auf die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Arbeitsplätze individuell anzupassen.

Eine lokale Installation ist ebenso realisierbar wie die Einbindung in eine Filialstruktur oder die Nutzung als Application-Service-Providing-Lösung. Der Ausbau der Anzahl von Softwareschnittstellen steht weiterhin im Fokus.

Zusammenfassung

Strukturierte Prozesse sparen Zeit und Kosten in der Werkstatt

Die Mobilitätswende wird in den kommenden Jahren eine immer größere Rolle spielen. Der öffentliche Nahverkehr, die Busse und Eisenbahnen werden an Bedeutung gewinnen. Eine wichtige Voraussetzung ist dafür die Verfügbarkeit der entsprechenden Verkehrsmittel. Genau an diesem Punkt können durch moderne Softwarelösungen, unter anderem in Bus-Werkstätten, Wartungen und Prozesse optimieren und Standzeiten einsparen. Am Beispiel der Werkstatt-Software WERBAS lässt sich aufzeigen, wie vielfältig hier die Ansatzpunkte sind. Früher übliche Medienbrüche gehören dank zentraler Lenkungsinstrumente der Vergangenheit an. Durch die Nutzung neuer Medien kann früher agiert werden.

Quelle: Lesen Sie den Originalbeitrag in der Zeitschrift “DER NAHVERKEHR“

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