Zertifizierungen für Unternehmen: was Entscheider wissen müssen
DATEV TRIALOG, das Magazin für erfolgreiche Unternehmen und Selbständige berichtet:
Qualität, Sicherheit und Nachhaltigkeit sind entscheidende Faktoren bei der Auswahl von Geschäftspartnern. Mit einer Zertifizierung liefern Unternehmen den Nachweis, dass sie hohe Standards bei ihren Produkten, Leistungen oder Systemen erfüllen.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Viele Unternehmen kennen die Situation: Potenzielle Kundinnen und Kunden wünschen Belege für die Qualität von Produkten oder Leistungen. Sie wollen die Sicherheit, dass die Zusammenarbeit auf gewisse Mindeststandards aufbaut. Ähnlich stellt sich die Lage bei der Personalsuche dar. Auch potenzielle Mitarbeitende erwarten, dass ihre Anforderungen an das Arbeitsumfeld erfüllt werden. Als Nachweis können ein Siegel oder Zertifizierungen für Unternehmen dienen.
Bedeutung der Zertifizierung von Unternehmen – eine Definition
Bei der Zertifizierung handelt es sich um ein Verfahren, mit dem sich die Einhaltung von Anforderungen nachweisen lässt. Neben Produkten und Dienstleistungen einschließlich ihrer Herstellverfahren können auch Personen, Systeme und Handelsbeziehungen Gegenstand der Überprüfung sein. Diese erfolgt durch eine unabhängige Person oder Organisation. Fällt die Beurteilung positiv aus, erteilt die Zertifizierungsstelle das Zertifikat. Dies gilt meist für einen befristeten Zeitraum.
Was ist ein Audit?
Ein Audit dient der Überprüfung von Systemen, Prozessen und Aktivitäten. Es soll sicherstellen, dass diese vorgegebenen Standards, Vorgaben oder Anforderungen entsprechen. Außerdem zeigt es mögliche Schwachstellen und Optimierungspotenzial auf. Durchgeführt wird das Audit von sogenannten Auditoren. Dabei handelt es sich um qualifizierte Fachkräfte und unabhängige Prüfer.
Vorteile einer Zertifizierung
Erteilte Zertifizierungen können Unternehmen im Rahmen ihres Marketings oder Vertriebs einsetzen. So zeigen sie, dass sie gewisse Qualitätskriterien und Sicherheitsanforderungen erfüllen. Auf diese Weise gewinnen sie leichter das Vertrauen möglicher Käuferinnen und Käufer. So unterstützt das Zertifikat dabei, das eigene Image und die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. Gleichzeitig dient es dazu, sich gegenüber den Wettbewerbern besser zu positionieren.
Je nach Branche stellt eine Zertifizierung zudem die Voraussetzung für eine mögliche Zusammenarbeit dar. So verpflichten große Unternehmen vielfach ihre Zulieferer, festgelegte Standards zu erfüllen. Auch staatliche Auftraggeber machen in Ausschreibungen ein Zertifikat oft zur Bedingung für die Teilnahme. Hinzu kommt im internationalen Geschäft, dass Zertifizierungen weltweit Vergleichswerte bieten.
Neben den Vorteilen in der Außenwirkung profitieren Unternehmen außerdem intern von einer Zertifizierung. Denn der Prozess zur Vorbereitung und Prüfung hilft dabei, mögliche Schwachstellen aufzudecken und zu beheben. So lassen sich Abläufe optimieren. In der Folge ergeben sich daraus oft niedrigere Kosten und höhere Gewinne.
Welche Zertifizierungen für Unternehmen gibt es?
Zertifizierungen gibt es in sehr vielen Bereichen. Dazu gehören Produktzertifizierungen, Systemzertifizierungen, branchenspezifische Zertifizierungen oder auch Audits in Spezialbereichen. Sehr bekannt sind vor allem die verschiedenen ISO-Zertifizierungen. Dabei lösen sie als internationale Standards die nationalen DIN-Normen nach und nach ab. Ebenso verbreitet sind TÜV-Zertifizierungen oder das CE-Kennzeichen, das die Einhaltung von EU-Sicherheitsvorschriften bescheinigt.
ISO-Zertifizierung für Unternehmen
Mit einer ISO-Zertifizierung weisen Unternehmen nach, dass sie Normen in bestimmten Bereichen erfüllen. Dabei steht zum Beispiel die ISO 9001 für Qualitätsmanagement, die ISO 14001 für Umweltmanagement, die ISO 50001 für Energiemanagement und die ISO 45001 für Arbeits- und Gesundheitsmanagement. Erarbeitet werden diese und weitere Normen von der Internationalen Organisation für Normung (International Organization for Standardization) mit Sitz in Genf.
Der Ablauf einer Iso-Zertifizierung erfolgt in drei Schritten. Im ersten Schritt erstellen Unternehmen ein Qualitätshandbuch. Darin sind die übergeordneten Abläufe im Unternehmen dokumentiert. Im nächsten Schritt folgen die Details. Dazu gehören Dokumente mit Arbeitsanweisungen, Stellen- und Prozessbeschreibungen oder Sicherheitshinweise. Diese sind von den Mitarbeitern zu bestätigen. Abschließend erfolgt das Zertifizierungs-Audit.
Neben einer akkreditierten Zertifizierung können Unternehmen sich für eine nicht-akkreditierte entscheiden. Diese ist deutlich günstiger und lässt sich auch online durchführen. Dabei ist zum Beispiel das ISO-9001-Zertifikat drei Jahre gültig. Nach jeweils einem Jahr bestätigt ein Überwachungsaudit, dass die Anforderungen weiterhin erfüllt werden.
Zertifizierung als nachhaltiges Unternehmen
Unternehmen, die ihr nachhaltiges Handeln dokumentieren wollen, haben die Wahl zwischen verschiedenen Öko-Zertifizierungen. Eines davon ist das Eco-Management and Audit Scheme (EMAS), das von der Europäischen Union entwickelt wurde. Es ist das weltweit anspruchsvollste Umweltmanagementsystem und steht allen Branchen und Betriebsgrößen offen. Außerdem deckt es die Anforderungen der DIN EN ISO 14001 ab.
Ziel von EMAS ist die stetige Verbesserung der Unternehmen nicht nur in Bezug auf ihr Umweltverhalten. Es bezieht die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ein und beginnt mit einer Umweltprüfung. Neben der regelmäßigen Wiederholung sind auch Umwelterklärungen Pflicht. Darin stellt die Organisation ihre umweltrelevanten Daten öffentlich zur Verfügung.
Nachhaltigkeit belegen Unternehmen ebenso mit dem ESG-Zertifikat. Dabei handelt es sich um ein Zertifizierungsprogramm, das das CFA-Institut anbietet. Hier steht E für Environmental (Umwelt), S für Social (Soziales) und G für Governance (verantwortungsvolle Unternehmensführung). Diese Aspekte müssen kapitalmarktorientierte Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten ab 2025 in ihren Geschäftsberichten veröffentlichen. Ab 2026 gilt die Berichtspflicht für Unternehmen, die mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllen: mehr als 10 Mitarbeitende, eine Bilanzsumme über 450.000 Euro und Umsatzerlöse von mindestens 900.000 Euro.
Haben Unternehmen ihre CO2-Emissionen reduziert oder arbeiten bereits klimaneutral, können sie sich dies ebenfalls zertifizieren lassen. Grundlage dafür ist eine CO2-Bilanz, die neben den eingesparten auch die noch bestehenden Emissionen aufzeigt. Dabei sind entsprechende Zertifizierungen für Produkte und Leistungen, den gesamten Betrieb, einzelne Niederlassungen oder auch Gebäude erhältlich. Der international anerkannte Standard für CO2-Neutralität lautet PAS 2060.
Weitere Zertifizierungen für Unternehmen
Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels werden Gütesiegel wie das Label „Familienfreundliches Unternehmen“ oder „Familienfreundlicher Arbeitgeber“ immer wichtiger. Immerhin dienen sie als Nachweis für ein Arbeitsumfeld, in dem sich Familie und Beruf gut miteinander vereinbaren lassen. Wichtige Kriterien für die Vergabe sind Arbeitszeiten, die Möglichkeiten zu Homeoffice und Weiterbildung sowie ein wertschätzender Umgang. Die Vergabe der Zertifizierung erfolgt nach einem Audit vor Ort im Unternehmen.
Bei der SCC-Zertifizierung für Unternehmen handelt es sich um ein Arbeitsschutzmanagementsystem. Dabei steht SCC für Sicherheits Certifikat Contraktoren. Ziel dahinter ist, den Arbeitsschutz von Subunternehmern – den sogenannten Kontraktoren – zu erhöhen. Mit dem Zertifikat wollen die Auftraggeber belegen, dass sie ihrer Sorgfaltspflicht bei der Auswahl von Subunternehmern nachkommen.
Vorteile im Außenhandel erhalten Unternehmen schließlich mit einem AEO-Zertifikat. Damit erhalten sie den Status eines Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten. Diese Bewilligung gilt unbefristet in allen Mitgliedstaaten der Europäischen Union. Erteilt wird sie vom Zoll. Dabei gibt es drei verschiedene Varianten: AEO C für zollrechtliche Vereinfachungen, AEO S für Sicherheit und AEO C/S für zollrechtliche Vereinfachungen/Sicherheit. Welche Voraussetzungen für den Erhalt des Zertifikats zu erfüllen sind, hängt von der gewünschten Form und den Umständen im Unternehmen ab.
Fazit: Entscheidung über eine Zertifizierung
Die Auswahl der geeigneten Zertifizierung sollten Unternehmen unter strategischen Gesichtspunkten treffen. So gilt es erst einmal, die unternehmerischen Ziele genau zu analysieren. Auf dieser Grundlage lassen sich dann passende Zertifizierungen herausfiltern. Dabei zählt vor allem der Blick darauf, wie das Unternehmen von einem Zertifikat profitieren kann. Zusätzliche Entscheidungskriterien liefern der zeitliche und finanzielle Aufwand für die Zertifizierung.
Quelle: DATEV TRIALOG von Martina Schäfer
Martina Schäfer ist Wirtschaftsjournalistin. Neben Finanz- und Steuerthemen gehören vor allem die Bereiche Marketing und Social Media zu ihren Schwerpunkten. Dabei schreibt sie für Online- und Offline-Medien wie das Handelsblatt oder das IHK-Magazin „Die Wirtschaft“. Außerdem gibt sie ihr Wissen im PR-Studiengang der Freien Journalistenschule sowie in Seminaren und Workshops weiter.
Übrigens … WERBAS erhält ISO 9001:2015 Zertifizierung
Am 10. Juli 2024 wurde die WERBAS GmbH erfolgreich nach DIN EN ISO 9001:2015 rezertifiziert. Diese ISO-Zertifizierung bestätigt, dass die WERBAS GmbH die Anforderungen der weltweit anerkannten Norm für Qualitätsmanagement erfüllt.
Das Auditergebnis ergab, dass die Organisation ein effektives System zur Umsetzung ihrer Politik und Ziele entwickelt und implementiert hat. Der Lead-Auditor bestätigte, dass das Managementsystem der WERBAS GmbH die Normanforderungen erfüllt, angemessen aufrechterhalten und effektiv umgesetzt wird.
ISO 9001:2015 Die ISO 9001 ist eine Norm für Qualitätsmanagementsysteme, die Anforderungen festlegt, die Organisationen erfüllen müssen, um Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen, welche die Kundenerwartungen sowie relevante rechtliche und behördliche Vorgaben erfüllen. Zudem fördert die Norm einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Die Anforderungen der ISO 9001 sind unabhängig von Art, Größe und Produkt auf alle Organisationen anwendbar. Bei Erfüllung der Norm kann sich eine Organisation dies durch ein Zertifikat bestätigen lassen.
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