Vorankündigung: Der digitaler Bezahlprozess in WERBAS

Heutzutage sind Zeit und Effizienz in Werkstätten entscheidend für den Erfolg. Aber keine Sorge, wir haben die Lösung für Sie!

In diesem Video erklären wir Ihnen, wie Sie mit wenig Aufwand und nur ein paar Klicks die erstellten Rechnungen blitzschnell an Ihre Kunden verschicken können. Kein umständliches Ausdrucken, keine lästigen Briefumschläge – nur ein paar einfache Schritte, und Ihre Kunden erhalten die Rechnung in Sekundenschnelle.

Und so geht es:

Nachdem ein Auftrag in der Werkstatt erfolgreich erledigt und in WERBAS als „abgeschlossen“ deklariert wurde, kann direkt eine Rechnung für den Kunden erstellt werden. Der Auftrag ist somit fakturiert und mit einer Rechnungsnummer versehen.

Die in WERBAS vergebene Rechnungsnummer kann nun kopiert und in XOLVIS unter dem Menüpunkt „Rechnungen“ mit Hilfe der Funktion „neue Rechnung anlegen“ hinzugefügt werden. Dafür wird einfach die Rechnungsnummer im Feld „Rechnungsnummer“ eingefügt. Das Ganze wird dann nur noch mit einem einfachen Klick bestätigt.

Das Tolle ist, über die Schnittstelle werden nun alle in WERBAS hinterlegten Kundeninformationen wie die Kundennummer, der Nachname sowie Name, die E-Mail-Adresse und auch der zu bezahlende Rechnungsbetrag direkt in XOLVIS eingefügt. Auch die in WERBAS erstelle Rechnung für den Kunden kann nun in XOLVIS abgerufen werden.

Über das setzten eines Hakens beim Kommunikationskanal kann nun entschieden werden, über welches Medium die Rechnung an den Kunden gesendet werden soll. Im Moment stehen die Versendung per E-Mail sowie per SMS zur Verfügung. In Zukunft wird es auch weitere Optionen geben, die Rechnung dem Kunden zukommen zu lassen, beispielsweise per WhatsApp.

Nun kann mit einem einfachen Klick auf „Rechnung versenden“ die E-Mail mit der zu zahlenden Rechnung an den Kunden geschickt werden. Einfach in Sekundenschnelle, direkt per E-Mail mit einem praktischen Zahlungslink! Der Kunde erhält nun eine E-Mail in welcher er als PDF angehängt die zu zahlende Rechnung findet. Der Kunde hat somit die Möglichkeit die Rechnung zu überprüfen und sie dann im Anschluss direkt zu zahlen. Hierfür kann er einfach auf den Button „Jetzt online bezahlen“ klicken und wird auf eine Seite wo er Online-Bezahlen kann weitergeleitet.

Hier sieht der Kunde noch einmal alle Informationen über seine Rechnung, also die Rechnungsnummer, das Datum sowie der zu zahlende Betrag. Der Kunde hat nun die Freiheit zu wählen, wie er am liebsten bezahlen möchten. XOLVIS bietet zahlreiche digitale Zahlmethoden, aus denen sie ihre bevorzugte Methode auswählen können. Je nach Kunde können außer der Bezahlmöglichkeit per Kreditkarte und Sofort Überweisung auch beispielsweise das Bezahlen per PayPal ausgewählt werden.

Um per Kreditkarte zu zahlen kann der Kunde ganz einfach auf „jetzt bezahlen“ klicken. Es geht ein neues Fenster auf in welchem er die Zahlungsdaten seiner Kreditkarte eingeben kann. Sobald der Kunde auf „Submit“ klickt und alle Daten richtig eingegeben wurden wird die Zahlung ausgeführt.

Zurück in WERBAS und in dem Auftrag des Kunden ist nun der Status „bezahlt“ erreicht und der offene Posten wird in WERBAS ausgeziffert. Im Auftragsverlauf hat der Werkstattmitarbeiter die Möglichkeit den Verlauf, also den Zahlungseingang, das Zahlungsmittel sowie den Zeitpunkt der Versendung der Rechnungs-E-Mail an den Kunden nachzuverfolgen. So einfach ist das!

Dank des digitalen Bezahlprozesses können Sie Ihren Rechnungs- und Zahlungsprozess optimieren und Ihre Kunden zufriedenstellen.

Der digitaler Bezahlprozess in WERBAS steht in Kürze zur Verfügung!

Mehr Informationen gefällig? Diese Flyer gibt Antworten. Oder sprechen Sie doch gleich mit Ihrem WERBAS Gebietsleiter und reservieren Sie sich schon jetzt einen Beratungstermin dafür.

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