Praktikanten einstellen: Leitfaden für Praktikumsgeber

DATEV-TRIALOG, das Magazin für erfolgreiche Unternehmen & Selbständige, erklärt:

Die wesent­liche Unter­scheidung, die Arbeit­geber treffen müssen, ehe sie Prakti­kanten ein­stellen, betrifft die Art des Prakti­kums, das sie anbieten. Denn es besteht ein Unter­schied zwischen dem Schüler­prakti­kum, das als Pflicht absol­viert wird, und dem frei­willigen Prakti­kum.

Praktikanten einstellen – das bietet Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen: Sie empfehlen sich als Arbeitgeber, sie können Fachkräfte aus dem Ausland für sich interessieren und testen ganz unverbindlich die Passung von potenziellen Arbeitnehmern. Praktikanten sind aber nicht nur selbst potenzielle zukünftige Fachkräfte, sondern gleichzeitig auch Botschafter für das Unternehmen.

Die Erfahrungen, die sie während ihres Praktikums sammeln, beeinflussen maßgeblich ihr Bild von der Firma. Daher kann ein positives Praktikumserlebnis nicht nur einen einzigen neuen Bewerber begeistern, sondern gleichzeitig als Multiplikator wirken. Dafür ist es aber entscheidend, Praktikanten sorgfältig auszuwählen und ein positives Arbeitsumfeld für sie zu schaffen. Außerdem sind die Regelungen, die Arbeitgeber beachten müssen, die Praktikanten einstellen wollen, komplex. Das betrifft insbesondere den Bereich der Sozialversicherung. Denn während zwar grundsätzlich jede Firma einen Praktikumsplatz anbieten darf, beginnt bereits bei der Frage der Vergütung die Differenzierung: Handelt es sich um ein Pflichtpraktikum? Oder um ein freiwilliges Praktikum? Für das Schülerpraktikum beispielsweise, das in der Regel fester Bestandteil der Ausbildung ist, gelten andere Regelungen als bei freiwilligen Praktika. Abhängig von der Höhe der Vergütung gelten in der Folge unterschiedliche sozialversicherungsrechtliche Regelungen.

Muss man eine Praktikantin oder einen Praktikanten anmelden?

Eine der häufigsten Fragen, die sich Arbeitgeber im Vorfeld stellen, ist, ob sie Praktikanten bei den Sozialversicherungsträgern anmelden müssen. Grundsätzlich sind die für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer üblichen Meldungen zu erstellen. Für die besondere Kranken- und Pflegeversicherung als Praktikant ohne Entgeltzahlung ist eine formlose Meldung an die Krankenkasse erforderlich, die Unternehmen zusätzlich zur DEÜV-Meldung abgeben.

Besteht Versicherungsfreiheit (zum Beispiel wegen einer Familienversicherung), so stellt die jeweilige Krankenkasse einen entsprechenden Nachweis aus. Grundsätzlich hängt die Antwort auf diese Frage nach der Sozialversicherungspflicht von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Dauer des Praktikums, die Art der Vergütung, aber auch die Frage, ob es sich um ein freiwilliges Praktikum, ein Vor- oder Nach- oder ein Zwischenpraktikum handelt.

Da die genauen Regelungen zur Sozialversicherungspflicht von Praktikanten komplex sind und je nach Art des Praktikums und der Dauer variieren, ist es ratsam, sich im Vorfeld mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin abzustimmen. Die genauen Voraussetzungen des jeweiligen Einzelfalls lassen sich so klären.

Wer darf Praktikantinnen und Praktikanten einstellen?

In den meisten Fällen können Unternehmen ohne Weiteres Praktikanten einstellen, solange sie die geltenden Arbeits- und Jugendschutzgesetze beachten. Die überwiegende Zahl der Praktikantenprogramme und -verträge setzt keine besonderen Qualifikationen für die Arbeitgeber voraus. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass einige Praktikantenprogramme spezielle Anforderungen haben, insbesondere im universitären Bereich. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie alle erforderlichen Anforderungen für das jeweilige Praktikumsprogramm erfüllen.

Darüber hinaus sollten Firmen, die Studierende versicherungsfrei beschäftigen, eine Reihe von Nachweisen den Lohn- und Gehaltsunterlagen beifügen. Dazu zählen die Immatrikulationsbescheinigung, Arbeitsverträge, Hinweise auf weitere Beschäftigungen oder der Nachweis über die vorlesungsfreie Zeit. Diese Unterlagen sind hilfreich, um im Rahmen einer Betriebsprüfung durch den Rentenversicherungsträger die Versicherungsfreiheit der beschäftigten Studenten nachzuweisen.

Schülerpraktikum: Was müssen Arbeitgeber beachten?

Schülerpraktika sind ein wichtiger Bestandteil der schulischen Ausbildung und dienen dazu, theoretisches Wissen in der Praxis anzuwenden. Arbeitgeber, die Praktikanten einstellen, sollten sicherstellen, dass das Praktikum den schulischen Anforderungen entspricht. Meist gibt es dazu Merkblätter oder Informationsmaterial seitens der Schule. Oftmals verlangt diese ihrerseits im Vorfeld eine Bestätigung des Praktikums und im Nachgang eine Beurteilung des Schülerpraktikanten. Bei unentgeltlichen Schülerpraktika müssen Arbeitgeber und Praktikanten keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Dies gilt für Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung auch dann, wenn Jugendlichen nach ihrem Schulabschluss noch ein freiwilliges Praktikum absolvieren und dabei nichts oder weniger als 520 Euro monatlich verdienen. Allerdings unterliegen Praktika mit Entgelten bis 520 Euro dann der Rentenversicherungspflicht.

Praktikanten aus dem Ausland einstellen: Genehmigung erforderlich?

Die Möglichkeit, Praktikanten aus dem Ausland einzustellen, kann ein Unternehmen bereichern, internationale Perspektiven einbringen und zudem den Pool potenzieller künftiger Fachkräfte vergrößern. Allerdings erfordert die Einstellung von ausländischen Praktikanten die Klärung zusätzlicher rechtlicher Fragen.

So sollten sich Arbeitgeber über Visa-Bestimmungen und arbeitsrechtliche Vorschriften informieren. Die Bundesagentur für Arbeit weist darauf hin, dass Studierende und Absolventinnen oder Absolventen aus dem Ausland für ein Praktikum in Deutschland unter Umständen einen Aufenthaltstitel benötigen. Damit sie diesen erhalten, muss in bestimmten Fällen die Bundesagentur für Arbeit (BA) das Praktikum vorab genehmigen.

Nicht der Fall ist das, wenn die Praktikantin oder der Praktikant die Staatsangehörigkeit eines EU-Staates oder der Länder Island, Norwegen, Liechtenstein oder Schweiz besitzt. Weitere Ausnahmen: Das Praktikum findet im Rahmen eines von der EU geförderten Programms wie zum Beispiel Leonardo, Sokrates oder TACIS statt. Oder die Praktikantin oder der Praktikant kommt ausschließlich in den Betrieb, um eine Abschlussarbeit zu verfassen. Um auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt sich die Rücksprache mit der Rechtsanwaltskanzlei.

Praktikanten einstellen während Kurzarbeit

Grundsätzlich erhalten nicht sozialversicherungspflichtige Praktikanten auch kein Kurzarbeitergeld. Während bestehende Verträge daher in vielen Fällen unabhängig von einer neu eingeführten Kurzarbeiterregelung sein dürften, gilt das für zukünftige nicht unbedingt. Da die Rechtslage an dieser Stelle wenig breit diskutiert ist, sollten Unternehmerinnen und Unternehmer die jeweils für sie geltenden Gesetze und Vorschriften im Einzelfall mit ihrem rechtlichen und steuerlichen Berater prüfen, um kein Risiko einzugehen.

Während der Kurzarbeit gelten besondere Regeln für die Beschäftigung von zusätzlichem Personal, einschließlich Praktikanten. Unternehmen sollten daher unbedingt sicherstellen, dass die Einstellung von Praktikanten die Voraussetzungen der Kurzarbeit nicht beeinträchtigt und mit den Arbeitsrechtsgesetzen vereinbar ist. Eine gründliche Prüfung und rechtliche Beratung sind in solchen Fällen unerlässlich.

Praktikum anbieten: die Rolle des Arbeitsamts

Das Arbeitsamt kann eine wertvolle Ressource sein, wenn es Unternehmen Praktikanten einstellen möchten. Die Bundesagentur verfügt über eine Plattform, auf der Interessierte ein Praktikum finden können. Außerdem bietet die Agentur Informationen über verschiedene Praktikantenprogramme und -förderungen an.

Unternehmen, die ihre Praktikanten entlohnen wollen, stehen außerdem gelegentlich vor der Frage, ob sie dabei an die Vorschriften zum Mindestlohn gebunden sind. Der Mindestlohn gilt grundsätzlich auch für Praktikantinnen und Praktikanten. Allerdings gibt es Ausnahmen: freiwillige Praktika zur Berufsorientierung, die höchstens drei Monate dauern und im Lehrplan der Ausbildung oder des Studiengangs vorgeschriebene Pflichtpraktika. Diese beiden Fälle dürften eine Vielzahl aller Praktika abbilden.

Quelle: DATEV-TRIALOG

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