Diese Inventurverfahren und Inventurarten müssen Sie kennen
DATEV-TRIALOG, das Magazin für erfolgreiche Unternehmen & Selbständige, erklärt:
Einmal im Jahr erfassen viele Unternehmen ihre Bestände. Um Zeit und Kosten zu sparen, sollten Firmenchefs die Inventurarten und Inventurverfahren kennen. Damit das Zählen, Messen und Wiegen nicht ausufert, erlaubt der Gesetzgeber auch Vereinfachungsverfahren.
Die Inventur ist für die meisten Betriebe eine lästige Pflicht. Sie ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch sowie der Abgabenordnung. Alle bilanzierenden Unternehmen – also Kaufleute, Kapital- und Personengesellschaften wie OHG, KG oder GmbH & Co. KG – müssen einmal jährlich Vermögenswerte und Schulden detailliert erfassen. Welche Inventurverfahren und Inventurarten erlaubt sind, hat der Gesetzgeber festgelegt. Und damit sollten sich Unternehmen mit Blick auf den Jahreswechsel schon jetzt beschäftigen. Denn das Ergebnis der Inventur, also das Bestandsverzeichnis oder Inventar, bildet die Grundlage für den Jahresabschluss. Die Inventur ist damit Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchführung. Darum sollten Firmenchefs die Regeln kennen, um Fehler beim Erfassen von Anlage- und Umlaufvermögen, Forderungen, Verbindlichkeiten sowie Bargeldbeständen zu vermeiden. Vom Steuerberater erfahren sie, welche Inventurarten und Inventurverfahren sich jeweils eignen.
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Inventur: Für wen und wann ist sie vorgeschrieben?
Alle buchführungspflichtigen Unternehmen müssen mindestens einmal im Jahr eine Inventur machen. Denn nur so lassen sich die Vermögenswerte und Schulden eines Betriebs genau bestimmen. Ausgenommen sind Einzelkaufleute, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 Euro Umsatzerlös und 60.000 Euro Jahresüberschuss erwirtschaftet haben. Ebenfalls von der Inventurpflicht befreit ist, wer eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) aufstellt – also auch Freiberufler, Kleingewerbetreibende oder GbRs. Alle anderen Unternehmen erfassen und bewerten ihre Bestände zum Ende des Geschäftsjahres – zum Bilanzstichtag. Bei den meisten Firmen ist dies der 31. Dezember. Weil an Silvester kaum jemand arbeitet, lässt die Finanzverwaltung für die Inventur eine Frist von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag zu. In dieser Zeit auftretende Bestandsveränderungen sind rechnerisch zu berücksichtigen und genau zu dokumentieren. Auch wer ein Unternehmen gründet, übernimmt oder schließt, ist verpflichtet, eine Inventur durchzuführen. Firmenchefs sollten daher über die gängigen Inventurverfahren und Inventurarten Bescheid wissen.
Inventurarten: Buchinventur und körperliche Inventur
Beim Stichwort Inventur denken viele an aufwändiges Zählen von Lager- und Warenbeständen. Große Gütermengen, Rohstoffe oder Zwischenprodukte, die sich nicht zählen lassen, müssen die Mitarbeiter messen oder wiegen. Oder den Bestand schätzen und bewerten. Unternehmer sollten diese körperliche Inventur sorgfältig planen, um Aufwand und Kosten gering zu halten. Forderungen, Verbindlichkeiten, Bargeldbestände, Bankguthaben, Schulden und Schutzrechte erfassen Firmen mithilfe einer Buchinventur. Die aktuellen Werte ergeben sich aus den Aufzeichnungen der Finanzbuchhaltung: Rechnungen, Quittungen, Saldenlisten, Kontoauszüge und andere Belege. Die Anlagenbuchhaltung liefert die Daten für die Bewertung der Güter des beweglichen Anlagevermögens. Fahrzeuge, Maschinen und Gegenstände der Betriebs- und Geschäftsausstattung sind ins Anlagenverzeichnis aufzunehmen. Anlagekarten geben Auskunft über den Bilanzwert, das Datum der Anschaffung, Anschaffungs- oder Herstellungskosten, Nutzungsdauer sowie die jährliche Abschreibung des Wirtschaftsgutes. Ausnahmen gelten bei geringwertigen Wirtschaftsgütern. Fragen zur Anlageninventur beantwortet der Steuerberater.
Zeitlicher Puffer durch das richtige Inventurverfahren
Eine Inventur ist meist aufwändig. Firmenchefs können daher zwischen verschiedenen Inventurverfahren wählen, um sich die Arbeit zu erleichtern. Allerdings ist nicht jede Inventurmethode für jede Branche geeignet. Die Stichtagsinventur mit dem zeitlichen Spielraum von zehn Tagen zum Stichtag ist diejenige, die häufig genutzt wird, beispielsweise im Einzelhandel. Mehr zeitlichen Spielraum bietet die zeitverschobene Inventur. Das Erfassen und Bewerten der Bestände darf hier bis zu drei Monate vor dem Bilanzstichtag stattfinden. Firmenchefs dürfen die Inventur aber auch nach hinten schieben. Der späteste Termin ist zwei Monate nach dem Bilanzstichtag. So lässt sich die Inventur besser in die betrieblichen Abläufe integrieren.
Die Buchhaltung muss außerdem alle Zugänge und Abgänge dokumentieren, so dass eine wertmäßige Fortschreibung beziehungsweise Rückrechnung zum Stichtag erfolgen kann. Bestimmte Warenbestände sind allerdings von der zeitverschobenen Inventur ausgeschlossen: Besteht das Inventar aus wertvollen Gütern oder aus Waren, bei denen unkontrollierte Verluste eintreten können – etwa, weil sie verderblich sind oder leicht zerbrechen können –, ist dieses Inventurverfahren nicht erlaubt. Fragen Sie sicherheitshalber bei Ihrem Steuerberater nach, ob es sinnvoll ist, sich diese Form der Inventur vom Finanzamt genehmigen zu lassen.
Diese Inventurverfahren erleichtern die Arbeit
Wenig Aufwand haben Unternehmen, die ihre Bestände mit einem Warenwirtschaftssystem erfassen. Sie können mit einer permanenten Inventur Soll- und Istbestände von Teilen des Umlaufvermögens zu verschiedenen Zeitpunkten abgleichen. Die Buchhaltung muss alle Zugänge und Abgänge dokumentieren, sodass eine wertmäßige Fortschreibung beziehungsweise Rückrechnung zum Stichtag möglich ist. Einmal im Geschäftsjahr sind die Bestände körperlich zu überprüfen, um Abweichungen festzustellen. Größere Handelsunternehmen profitieren von der Stichprobeninventur. Mitarbeiter erfassen Stichproben von Teilbeständen, machen einen Soll-Ist-Abgleich und rechnen die Abweichungen auf den Gesamtbestand hoch. Das senkt die Kosten erheblich. Damit das Finanzamt mitspielt und die notwendige Genehmigung erteilt, muss die Lagerbuchführung alle Zugänge und Abgänge genau erfassen. Da Stichproben nicht immer stimmen, sind einmal im Bilanzjahr lagerweite Bestandskorrekturen durchzuführen und Differenzen auszubuchen. Der Steuerberater klärt, ob dieses Inventurverfahren sich im jeweiligen Fall eignet und welche mathematisch-statistischen Verfahren anzuwenden sind. Generell gilt: Wer Ladenhüter oder beschädigte Produkte abwerten will, braucht stets den Rat eines Fachmanns.
Quelle: DATEV-TRIALOG
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