Das Wichtigste vorab:

  1. Sie sind verpflichtet, für jedes DV-System eine übersichtliche gegliederte Verfahrensdokumentation zu erstellen.
  2. Eine korrekte Verfahrensdokumentation muss VOR einer Betriebsprüfung vorhanden sein!
  3. Was den Bereich von WERBAS betrifft, haben wir für Sie eine Verfahrensdokumentation vorbereitet, die wir Ihnen kostenlos zum Download im Kundencenter anbieten.
  4. Das Dokument ist aber nur ein Teil der Verfahrensdokumentation, den Sie als Nachweis gegenüber Ihrem Finanzamtsprüfer brauchen.
  5. Die Schnittstelle Datenträgerüberlassung GoBD (ehemals GDPdU) ist ebenfalls kostenfrei in WERBAS enthalten.
  6. Unser Partner interev unterstützt Sie bei der Ausarbeitung Ihrer persönlichen Verfahrensdokumentation.

Zum Detail:

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Datum vom 28.11.2019 eine Neufassung seiner GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung undHandbücher Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) aus dem Jahr 2014 veröffentlicht.

In diesem GoBD-Erlass wurde festgelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Ein wichtiger Punkt darin ist die Verfahrensdokumentation. Das bedeutet, das jedes Unternehmen auf Anfrage durch die Finanzverwaltung eine solche spezifische Dokumentation vorlegen können muss.

In dieser Verfahrensdokumentation muss der Unternehmer alle mit dem Rechnungswesen verbundenen Prozesse lückenlos abbilden und nachweisen.  Sie beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess. Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation ( § 257 HGB Dokumentationspflicht).

Das bezieht sich auf:

  • IT-Systeme & Software
  • Rechnungseingang und -ausgang
  • Umgang mit Buchhaltungsbelegen
  • Zuständigkeiten & Berechtigungen innerhalb des Unternehmens
  • Zusammenarbeit mit externen Firmen oder Beratern wie Steuerberatern
  • Vertragsmanagement
  • Zahlungsverkehr
  • Inventuren

Damit ist die Verfahrensdokumentation ein umfassendes Handbuch zum Rechnungswesen im Betrieb.

VerfahrensdokumentationWichtig: Wenn der Betriebsprüfer vor Ort ist und Sie können keine korrekte Verfahrensdokumentation vorlegen, ist es bereits zu spät. Dies kann nicht mehr nachgeholt werden. Eine korrekte Verfahrensdokumentation muss vorher vorhanden sein!

Hier heißt es im letzten Satz im Kapitel 10.1 GoBD: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Bedeutet im Umkehrschluss, wenn die Nachvollziehbarkeit oder Nachprüfbarkeit bei einer fehlenden oder ungenügenden VD besteht, kann der Betriebsprüfer die gesamte Buchhaltung verwerfen und eine Steuerschätzung durchführen. Mindestens einen Aufschlag von 30 % bewirkt eine Steuerschätzung.

Daher ist es dringend angeraten, sich mit dem Thema zu beschäftigen! Was den Bereich von WERBAS betrifft, haben wir für Sie eine Verfahrensdokumentation vorbereitet, die wir Ihnen kostenlos zum Download anbieten. 

Darüber informieren wir Sie ausführlich auf unserer Seite „Verfahrensdokumentation“ im WERBAS Kundencenter.