Minijob un­be­dingt durch Ar­beits­ver­trag absichern

DATEV TRIALOG, das Magazin für erfolgreiche Unternehmen und Selbständige berichtet:

Arbeit­ge­ber er­hal­ten mit ei­nem Mi­ni­job nun bis 520 Eu­ro mo­nat­lich mehr Fle­xi­bi­li­tät. Ein gut for­mu­lier­ter Ar­beits­ver­trag muss das ab­si­chern. Mit der Steu­er­be­ratungs- und An­walts­kanz­lei soll­ten da­her die De­tails bei 520-Eu­ro-Jobs und kurz­fris­ti­ger Be­schäf­ti­gung be­spro­chen werden.

Es gibt Neues zum Thema Minijob. Erstmals seit neun Jahren steigt die Lohnobergrenze, von monatlich 450 auf jetzt 520 Euro. Freuen können sich Arbeitgeber von Beschäftigten mit Minijob angesichts der Pandemie auch über eine Entlastung: Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts haben Minijobber bei Corona-bedingten Schließungen keinen Anspruch auf Lohnfortzahlung. Außerdem sollten sich Unternehmen stets über die aktuellen Details beim Meldeverfahren auf dem Laufenden halten, hier gab es etwa 2022 gesetzliche Änderungen. Beim Alten bleibt dagegen, dass jemand mit Minijob qua Definition nie auf selbstständiger Basis tätig ist. Und dass stets ein Arbeitsvertrag Grundlage für den Einsatz in einem Minijob bildet – jedes Unternehmen kann dann Minijobber einstellen. Wer als Selbstständiger oder Kleinunternehmer tätig ist, kann mit einem Minijob auch sein eigenes Einkommen aufbessern – oder selbst Minijobber einstellen. Generell sollten Unternehmerinnen und Unternehmer aber ausführlich mit ihrer Steuerberatungskanzlei über die Vor- und Nachteile diverser Konstellationen von Minijobs für den Betrieb sprechen und – als Arbeitgeber – auch die nötigen Abgaben und Pflichten für ihre Minijobber und Minijobberinnen klären. Wichtig ist insbesondere die Unterscheidung zwischen 520-Euro-Job und kurzfristigem Minijob.

Definition von Minijob – es zählt das Geld oder die Zeit

Wichtig ist der Unterschied zwischen 520-Euro-Job und kurzfristigem Minijob. Ein Minijob auf 520-Euro-Basis ist eine Anstellung – also qua Definition nicht selbstständig – mit einem Verdienst bis 520 Euro im Monat. Wer mehrere Minijobs parallel ausübt, darf damit insgesamt nicht mehr als 520 Euro verdienen. Ein kurzfristiger Minijob dagegen ist von vornherein auf maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage im Jahr begrenzt. Zu berücksichtigen sind dabei alle kurzfristigen Minijobs innerhalb eines Kalenderjahres. Dazu zählen auch jahresübergreifende Beschäftigungen, die von vornherein auf drei Monate oder 70 Arbeitstage befristet werden. Auf den Verdienst kommt es dann nicht an.

Arbeitgeber schließen mit in einem Minijob beschäftigten Personen den Arbeitsvertrag ab und melden sie bei der Minijobzentrale an. Auch die bei einem Minijob für das Unternehmen anfallenden Abgaben und teilweise Steuern führt der Arbeitgeber an die Minijobzentrale ab. Bei allen Vorzügen, die den Minijob beliebt machen – von Bedeutung sind beispielsweise mehr Flexibilität oder weniger Abgaben beim Entgelt –, gibt es aber auch Nachteile. Wer als Kleinunternehmer, Selbstständiger oder Personalverantwortlicher in einem größeren Betrieb auch Minijobber einstellen will, sollte das Thema Minijob daher genau mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin besprechen. Eventuell wird jemand besser im sogenannten Übergangsbereich – früher Gleitzone – beschäftigt als im Minijob. Denn rund um Abgaben und Arbeitsvertrag tut sich manche Falle auf. Außerdem ist es empfehlenswert, mit Fachleuten über die richtigen Anmeldegründe beziehungsweise -nummern Rücksprache zu halten. Gerade wer etwa wegen Corona-bedingter Einschränkungen oder -Schließungen häufig Beschäftigte an- und abmeldet, wählt hier sonst leicht versehentlich die falsche Variante.

Im Überblick: Diese Abgaben fallen beim Minijob an

Es macht einen Unterschied, ob Arbeitgeber jemanden gewerblich in einem 520-Euro-Job einsetzen oder als kurzfristig beschäftigten Minijobber. Auf 520-Euro-Basis fallen folgende Abgaben an:

• 13% Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung (KV),
• 15% Pauschalbeitrag der Arbeitgeber zur Rentenversicherung (RV), plus ein eigener Beitragsanteil von 3,6% der Minijobber mit Versicherungspflicht in der Rentenversicherung,
• 0,9% Umlage 1 (U1) für Krankheitskosten bei mehr als vier Wochen Beschäftigung,
• 0,29% Umlage 2 (U2) für Schwangerschaftskosten, auch bei männlichen Beschäftigten,
• 0,09% Insolvenzgeldumlage, sowie
• ein individueller Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung (UV).

Hinzu kommen 2% Pauschalsteuer an die Minijobzentrale. Oder die individuell für Beschäftigte ermittelte Steuer beziehungsweise alternativ eine pauschale Lohnsteuer von 20% wird direkt ans zuständige Finanzamt überwiesen.

Bei einem kurzfristigen Minijob fallen nur folgende Umlagen an:

• 0,9% Umlage 1 (U1) für Krankheitskosten bei mehr als vier Wochen Beschäftigung,
• 0,29% Umlage 2 (U2) für Schwangerschaftskosten, auch bei männlichen Beschäftigten,
• 0,09% Insolvenzgeldumlage, sowie
• ein individueller Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung (UV).

Beim kurzfristigen Minijob gibt es die Möglichkeit zur individuellen Versteuerung in der jeweiligen Steuerklasse oder zur Pauschalversteuerung in Höhe von 25 Prozent. Variante zwei ist an diverse Voraussetzungen geknüpft und sollte unbedingt mit der Steuerberatungskanzlei besprochen werden.

Arbeitgeber müssen die Abgaben monatlich an die Minijobzentrale melden und abführen. Eine eventuell nötige Unbedenklichkeitsbescheinigung für Minijobber gibt es nur dort. Mit der Anwalts- und/oder Steuerberatungskanzlei sollte vor Aufsetzen des Arbeitsvertrags geklärt sein, welche Fragen wie zu regeln sind, etwa die Pauschalbesteuerung oder auch eine auf Antrag mögliche Befreiung von der Rentenversicherungspflicht.

Diese Optionen gibt es beim Minijob für die Lohnsteuer

Die Steuer kann beim Minijob auf 520-Euro-Basis mit zwei Prozent pauschaliert gezahlt werden. Neben der Lohnsteuer sind in dieser Pauschalsteuer auch Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag enthalten. Der Arbeitgeber kann diese pauschale Steuer für den Minijobber übernehmen. Alternativ kann er die Lohnsteuer beim Minijob auch individuell über die Lohnsteuerklasse abrechnen. Ist der Job auf 520-Euro-Basis die einzige Beschäftigung, gilt eine Steuerklasse zwischen 1 und 5 – je nach persönlicher Situation der Beschäftigten. Mit Steuerklasse 1 bis 4 fällt dann für einen Minijob keine Lohnsteuer an. Allerdings kann es Nachteile für gemeinsam mit dem Ehepartner beziehungsweise der -partnerin veranlagte geringfügig Beschäftigte geben. Die hier mit dem Minijob verbundenen Vor- und Nachteile sowie die steuerlichen Anforderungen sollten mit den jeweiligen Personen besprochen werden.

Das gilt für den 520-Euro-Job in der Rentenversicherung

Früher war der Minijob rentenversicherungsfrei und konnte um eine freiwillige Rentenversicherung aufgestockt werden. Seit 2013 ist es umgekehrt. Der Minijob ist seither grundsätzlich rentenversicherungspflichtig. Der Minijobber oder die Minijobberin zahlt selbst 3,6% des Entgelts als Rentenversicherungsbeitrag – kann aber auch auf die Rentenversicherungspflicht verzichten. Dann fallen für Beschäftigte keine Rentenversicherungsbeiträge an. Zahlt ein Minijobber eigene Beiträge zur Rentenversicherung, geht der Minijob voll in die Rentenberechnung ein. Weil das Entgelt auf 520 Euro begrenzt ist, entsteht zwar nur ein entsprechend geringer Rentenanspruch. Doch für die Beitragszeiten zählt eine geringfügige Beschäftigung voll. Deshalb kann ein rentenversicherungspflichtiger Minijob etwa als Kleinunternehmer oder Selbstständiger sinnvoll sein, um fehlende Beitragszeiten aufzufüllen. Beispielsweise können ehemals selbstständig tätige Freiberufler oder Freiberuflerinnen mit einem Minijob so Zeiten für eine gesetzliche Rentenanwartschaft erwerben. Diesen Ausgleich von Fehlzeiten schaffen zu können, ist ein Vorteil der geringfügigen Beschäftigung auf 520-Euro-Basis. Weitere Vorteile sind das Anrecht auf Gehaltsumwandlung oder Betriebsrente auch für Minijobber.

Verzicht auf Rentenversicherungspflicht muss dokumentiert sein

Der Verzicht auf die Rentenversicherungspflicht beim Minijob ist trotz der 2013 eingeführten Rentenversicherungspflicht weiter möglich. Beschäftigte müssen ihn aber schriftlich erklären und die mit Datum versehene Erklärung unterschreiben. Das Dokument müssen Arbeitgeber zu den Lohnunterlagen nehmen – am besten gleich in Verbindung mit dem Arbeitsvertrag für den Minijob. Zu überlegen wäre, ob man Minijobber über die Bedeutung und mögliche Nachteile beim Verzicht auf die Rentenversicherung im Minijob hinweist. Das ist eine Frage der Fairness und sozialen Verantwortung. Der Verzicht auf die Rentenversicherungspflicht gilt ab dem Monat, in dem die Erklärung vorliegt. Unternehmer und Unternehmerinnen sollten ihren Anwalt oder ihre Anwältin ausführlich dazu befragen, wie sie diese Formalität rechtssicher handhaben, beispielsweise mit einem Personalfragebogen.

In diese Arbeitgeber-Versicherungen zahlt das Unternehmen

Einen Teil der Abgaben rund um den Minijob leistet ausschließlich der Arbeitgeber, aus betrieblichen Gründen. Mit den Umlagebeträgen in die Arbeitgeberversicherung bei der Knappschaft Bahn-See, die die Minijobzentrale betreibt, finanzieren sie den Ausgleich betrieblicher Risiken rund um Lohnfortzahlung und Schutz, den auch als Minijobber beschäftigte Personen rund um Mutterschaft und Krankheit genießen:

• U1: Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit in Höhe von 0,9%
• U2: Arbeitgeberaufwendungen bei Mutterschaft in Höhe von 0,29%

Umlage 1 ist nur für Betriebe mit bis zu 30 Vollzeit-Beschäftigten Pflicht. Umlage 2 müssen alle Arbeitgeber von Minijobbern zahlen, unabhängig von der Betriebsgröße.

Die neuen Regelungen rund um die Minijob-Meldung

Seit Anfang 2022 müssen Arbeitgeber der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See bei der Meldung ihrer Minijobber und Minijobberinnen auch deren Steuer-Identifikationsnummer übermitteln. Das gilt unabhängig davon, ob der Minijob pauschal oder individuell nach der Lohnsteuerklasse besteuert wird. Auch die Art der Versteuerung müssen Unternehmen übermitteln. Ist die Steuer-Identifikationsnummer nicht einer vorherigen Lohnsteuerbescheinigung oder einem Einkommensteuerbescheid zu entnehmen, hilft ein Blick ins Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern. Das haben alle bei der erstmaligen Vergabe der Nummer in Form einer Benachrichtigung oder durch ein Schreiben vom Finanzamt im Herbst 2011 erhalten. Ist diese Information nicht zur Hand, können Firmenchefinnen oder -chefs ihren künftigen Minijobbern helfen. Der Steuerberater oder die Steuerberaterin kann über die gespeicherten elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) die Nummer liefern. Ist die Steuer-ID noch nicht erteilt, können angehende Minijobber diese auf der Seite des Bundeszentralamts für Steuern beantragen.

Ebenfalls angeben müssen Unternehmen neuerdings, wie ihre Aushilfen im Minijob für die Dauer ihrer Beschäftigung krankenversichert sind. Wer kurzfristige Minijobber bei der Minijobzentrale anmelden will, soll nun außerdem eine unverzügliche Rückmeldung erhalten, ob zum Zeitpunkt der Anmeldung der Aushilfe weitere kurzfristige Beschäftigungen bestehen oder im laufenden Kalenderjahr bestanden haben.

Diese Ansprüche haben Beschäftigte im Minijob nicht

Geringfügig beschäftigte Aushilfen haben wie regulär Beschäftigte einen Anspruch auf Urlaub, Mutterschutz oder Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Auch im Insolvenzfall gehen sie nicht leer aus. Dafür zahlen Minijob-Arbeitgeber eine Umlage in Arbeitgeberversicherungen der Knappschaft Bahn-See ein. Zumindest eine gewisse zusätzliche finanzielle Belastung entsteht Unternehmen also auch hier durch den Minijob. Die Corona-Pandemie hat jedoch jüngst Grenzen für das Betriebsrisiko aufgezeigt, das Arbeitgeber für ihre Minijobber tragen. Unternehmen müssen Löcher im Sozialsystem nicht für ihre Minijobber ausgleichen, urteilte das Bundesarbeitsgericht kürzlich mit seiner Entscheidung, bei Corona-bedingten Schließungen hätten Minijobber keinen Anspruch auf Lohnfortzahlung. (Az.:5AZR211/21).

Löcher im Sozialsystem müssen Unternehmen nicht schließen

In entschiedenen Fall hatte eine Minijobberin ihren Arbeitgeber auf Zahlung des Entgelts aus einem Minijob für April 2020 verklagt. Wegen des bundesweiten Shutdowns hatte sie in diesem Monat nicht im Ladengeschäft stehen können. In den Vorinstanzen hatte die Frau noch Recht bekommen. Doch vor dem Bundesarbeitsgericht endete die vom Landesarbeitsgericht zugelassene Revision mit einem Erfolg für den Arbeitgeber. Der muss für den Entgeltausfall im Minijob nicht aufkommen, wenn dieser durch eine Allgemeinverfügung verursacht wird, so die obersten Richterinnen und Richter. Grund der Schließung sei ein hoheitlicher Eingriff zur Bekämpfung einer die Gesellschaft insgesamt treffenden Gefahrenlage gewesen. Den Ausgleich hierfür zu schaffen, sei Sache des Staates, so das Gericht. Dass Minijobber beispielsweise keinen Anspruch auf erleichterten Zugang zum Kurzarbeitergeld haben, liege an Lücken im sozialversicherungsrechtlichen Regelungssystem. Diese zu schließen sei nicht Sache von Unternehmen. Eine arbeitsrechtliche Zahlungspflicht des Arbeitgebers lässt sich daraus also nicht herleiten, so das höchstrichterliche Urteil.

Zu jedem Minijob gehört ein vernünftiger Arbeitsvertrag

Unternehmerinnen und Unternehmer sollten mit dem Anwalt oder der Anwältin für jeden Minijob schriftlich einen durchdachten Arbeitsvertrag aufsetzen und zur Unterschrift aushändigen. Darin sollte einiges konkreter geregelt sein, als bei einer regulären Beschäftigung. So ist einer der Nachteile beim Minijob, dass Aushilfen durch weitere Jobs bei ihrem Gehalt in der Addition die Geringfügigkeitsgrenze überschreiten könnten. Das darf bei Jobs auf 520-Euro-Basis allerdings nur ausnahmeweise passieren, beispielsweise durch unvorhersehbare Krankheitsvertretung – nicht aber etwa durch Urlaubsvertretung. Auch nicht durch die Additionen von Paralleljobs oder saisonal bedingte Auftragsspitzen. Sonst kann es bei einer späteren Betriebsprüfung zu Nachforderungen durch die Sozialkassen gegen den Arbeitgeber kommen. Unter anderem deshalb sollte der Minijob-Arbeitsvertrag anders als bei Teilzeitkräften oberhalb der Geringfügigkeitsgrenze zwingend die vereinbarte Arbeitszeit enthalten. Sonst katapultieren auch gesetzliche Regelungen die Vertragspartner womöglich ungewollt über die Geringfügigkeitsgrenze. Grund sind die unter gewissen Bedingungen unterstellten Regelarbeitszeiten in Kombination mit Mindestlöhnen, die Arbeitgeber auch beim Minijob einhalten müssen.

Arbeitgeber darf Lohnuntergrenze bei Minijob nicht unterschreiten

Mit Blick auf Mindestlöhne lohnt es sich für Arbeitgeber auch, jeden bestehenden Arbeitsvertrag für einen Minijob regelmäßig zu prüfen. Dann können sie Arbeitszeiten gegebenenfalls rechtzeitig nach unten anpassen. Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit 1. Oktober 2022 bei 12 Euro. Unterschreiten dürfen Arbeitgeber gesetzliche und tarifliche Mindestlöhne nicht, um die Geringfügigkeitsgrenze bei 520-Euro-Jobs einzuhalten. Außerdem müssen Arbeitgeber auch bei jedem Minijob auf die Phantomlohnfalle achten.

Der Arbeitsvertrag sollte auch Informationspflichten regeln

Natürlich müssen Unternehmerinnen und Unternehmer auch wissen, ob jemand im laufenden Kalenderjahr weitere Beschäftigungen in einem Minijob hat oder hatte. Der Anwalt oder die Anwältin sollte sicherstellen, dass der Arbeitsvertrag hierfür nötige Informationspflichten auch im länger laufenden Arbeitsverhältnis rechtssicher festlegt. Beispielsweise die Pflicht, ungefragt über erst nach ihrem Tätigkeitsbeginn aufgenommene Aushilfs- oder kurzfristige Beschäftigungen informieren zu müssen. Regeln hierfür sollten ebenfalls im Arbeitsvertrag stehen.

Quelle: DATEV TRIALOG von Midia Nuri / Bild: DATEV TRIALOG

Midia Nuri ist Wirtschaftsjournalistin. Sie schreibt vor allem über nutzwertige Unternehmerthemen rund um Betriebsführung oder auch Finanzielles und Steuerliches für verschiedene Branchenzeitschriften, wie etwa den kfz-Betrieb, Die Fleischerei, Der Freie Zahnarzt, Fahrzeug + Karosserie oder auch etwa Das Dachdeckerhandwerk. Außerdem ist sie Chefredakteurin eines Newsletters von BWRMed!a zum Thema Steuern und Bilanzierung. Zu Steuer- und Finanzthemen bloggt und twittert sie derzeit sporadisch unter lady-godiva-blog.de und twitter.com/LadyGodivaBlog.

Weitere interessante Nachrichten finden Sie auf unserer Seite News & Events